Dieser Use Case zeigt, wie eine Austrittsreinigung im Alltag eines Krankenhauses oder Pflegeheims digital gesteuert werden kann. Von der Auslösung bis zur Ausführung und optionalen Folgeprozessen.
Use Case
Ausgangssituation
Zimmer werden regelmässig frei (Entlassung, Verlegung oder Todesfall)
Das Zimmer muss gereinigt und für die nächste Belegung vorbereitet werden
Ziel: klarer, effizienter und nachvollziehbarer Prozess über soobr
Ablauf im Alltag
Die Austrittsreinigung kann je nach Organisation über unterschiedliche Wege ausgelöst werden. Unabhängig vom Auslöser bleibt der Ablauf identisch: Die Reinigung wird angestossen, ausgeführt und im System dokumentiert.
Fall 1: Aufträge via Cockpit
Auftrag wird im soobr Cockpit erstellt (Desktop PC)
Kann durch Teamleitung oder Pflegepersonal ausgelöst werden
Auswahl von Zimmer (und bei Bedarf Bettplatz) sowie Leistung "Austrittsreinigung"
Optionale Zuweisung an zuständige Reinigungstour / Revier
Beispiel:
Zimmer 203 wird entlassen. Die Teamleitung erstellt im Cockpit einen Auftrag. Alternativ könnte auch das Pflegepersonal den Auftrag erfassen. Die Reinigungskraft erhält den Auftrag und führt die Reinigung aus.
Fall 2: Aufträge via soobr App
Auftrag wird direkt in der App erstellt (Tablet oder Smartphone)
Kann durch Teamleitung oder Pflegepersonal ausgelöst werden
Schnelle Erfassung direkt vor Ort
Beispiel:
Das Pflegepersonal stellt fest, dass ein Zimmer frei wird, und erstellt den Auftrag direkt in der App. Die Reinigungskraft wird unmittelbar informiert und übernimmt die Reinigung.
Fall 3: Aufträge via KIS Anbindung
Austrittsmeldung erfolgt im KIS-System (Schnittstelle)
Auftrag wird automatisch an soobr übermittelt
Keine manuelle Erstellung notwendig
Reinigungskraft erhält Auftrag wie gewohnt in der App
Beispiel:
Ein Patient wird im KIS entlassen. Das System übermittelt automatisch den Auftrag an soobr, und die Reinigungskraft erhält die Austrittsreinigung ohne zusätzlichen manuellen Schritt.
Fall 4: Austrittsreinigung via QR-Code
QR-Code Zimmerliste befindet sich im Stützpunkt. Zimmer bzw. passender QR wird vom Stützpunkt gescannt (Tablet oder Smartphone)
Passende Leistung(en) wird direkt angezeigt (eine oder auch mehrere)
Austrittsreinigung wird per Klick ausgelöst
Auftrag wird anschliessend an die Reinigungskraft übermittelt
Beispiel:
Nach der Entlassung scannt das Pflegepersonal den QR-Code des jeweiligen Zimmers und löst per Klick die Austrittsreinigung aus. Die Reinigungskraft erhält darauf den Auftrag.
Fall 5: Selbstreinigung
Reinigungskraft startet die Leistung selbstständig in der App (Tablet oder Smartphone)
Keine Auftragserstellung notwendig
Ausführung wird direkt dokumentiert
Beispiel:
Eine Reinigungskraft erhält vor Ort die Information, dass ein Zimmer/Bettplatz frei wird, und dokumentiert die Austrittsreinigung selbstständig in der App.
Folgeprozesse und Automatisierung
Unabhängig davon, wie die Austrittsreinigung ausgelöst wird, können weitere Schritte automatisch angestossen werden.
Typische Folgeprozesse sind zum Beispiel:
Bett aubereiten*
Vorhänge wechseln
Desinfektionsmassnahmen
Vorbereitung für die nächste Belegung
Zusätzlich kann gesteuert werden, dass geplante Reinigungen nach einer Austrittsreinigung automatisch entfallen oder verschoben werden.
Diese Automatisierungen sorgen dafür, dass:
keine Schritte vergessen gehen
Prozesse standardisiert ablaufen
unnötige Arbeiten vermieden werden
Praktische Umsetzung im System
Nachdem Sie nun die verschiedenen Anwendungsfälle kennengelernt haben, folgt die konkrete Umsetzung im soobr-Cockpit.
Benötigte Funktionen im System
Für die Abbildung der Austrittsreinigung werden folgende Funktionen verwendet:
-
Workflowmanager
(Optional: Rollenzuweisung für Pflegepersonal)
Die konkrete Konfiguration hängt davon ab, wie die Austrittsreinigung im Alltag ausgelöst wird (Fall 1, 2, 3, 4).
Vorbereitung im System
Bevor die einzelnen Fälle umgesetzt werden, müssen die Grundlagen im Leistungsverzeichnis geschaffen werden:
Anlegen von On-Demand-Leistungen (für Aufträge)
Anlegen von Selbstreinigungs-Leistungen (für eigenständige Ausführung)
Anlegen von Folgeleistungen (Typ „Nur Folgeauftrag“)
Empfehlung:
-
Separate Reinigungskategorien für:
On-Demand-Leistungen
Selbstreinigungs-Leistungen
Folgeaufträge
→ sorgt für klare Struktur und einfache Zuweisung zu Touren
Umsetzung für Aufträge (Fälle 1, 2, 3 und 4 - Cockpit, App, KIS, QR-Code)
Für alle auftragsbasierten Fälle erfolgt die Einrichtung nach dem gleichen Prinzip:
On-Demand-Leistungen sind angelegt und einer Kategorie zugewiesen
Kategorie und Leistungen sind auf den relevanten Flächentypen aktiviert
-
Zuweisung der Kategorie zu einer Reinigungstour:
bestehende Tour erweitern oder
eigene Tour für Austrittsreinigung definieren
Wichtig:
-
Tour muss einen Benachrichtigungstyp haben:
"Direkte Annahme" / "Annahme mit Rückfrage"
Danach können Aufträge im Auftragsmanagement erstellt werden:
Auswahl von Typ (Leistung oder Kategorie)
Auswahl der Fläche / des Zimmers
Optional: Datum oder spezifische Tour (wenn sie eine entsprechende Zuweisung auf der Fläche hat)
Auftrag versenden
→ Reinigungskraft erhält Auftrag direkt in der App
Umsetzung für Selbstreinigung
Für die Selbstreinigungs-Variante liegt der Fokus auf der Tourkonfiguration:
Selbstreinigungs-Leistungen sind angelegt und eigener Kategorie zugewiesen
Kategorie und Leistungen sind auf den relevanten Flächentypen aktiviert
Zuweisung zu einer Reinigungstour (bestehend oder separat)
Wichtig:
Tour muss den Reinigungstyp „Selbstreinigung“ hinterlegt haben
→ Reinigungskraft kann Leistung direkt in der App starten und dokumentieren
Einrichtung von Folgeaufträgen
Wenn nach der Austrittsreinigung weitere Aufgaben automatisch ausgelöst werden sollen:
Folgeleistungen als On-Demand (Typ „Nur Folgeauftrag“) anlegen
Eigener Kategorie zuweisen und auf Flächentyp aktivieren
Im Workflowmanager:
Neue Regel erstellen
-
Auslösende Aktion definieren:
Auftrag erstellt
Auftrag erledigt
Selbstreinigung erledigt
Auslösende Leistung oder Kategorie wählen
Folgeauftrag (Leistung) definieren
→ Folgeaufträge werden automatisch erstellt und zugewiesen
Einrichtung der Reinigungsverdrängung
Wenn geplante Reinigungen nach einer Austrittsreinigung verdrängt oder verschoben werden sollen, benötigt es noch folgende Toureinstellungen:
Nachladetyp “Auf Nachfrage”
Haken bei “Auswahl Leistungen bei Fläche anzeigen”
Im Workflowmanager:
„Reinigungsverdrängung“ auswählen
Neue Regel hinzufügen
-
Auslösende Aktion definieren:
Auftrag erstellt
Reinigung erledigt
Selbstreinigung erledigt
Auslösende Leistung oder Kategorie festlegen
Betroffenen Flächentyp bestimmen
Zu verdrängende Leistung oder Kategorie auswählen
-
Zeitraum definieren:
Anzahl Tage oder
bestimmte Frequenz
→ Geplante Reinigungen werden automatisch angepasst oder entfernt
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