Ausfallmanagement

Dieser Use Case zeigt, welche Möglichkeiten Ihnen soobr in der Organisation von geplanten oder ungeplanten Ausfällen von Reinigungskräften bietet. Je nach Situation, Teamstruktur und gewünschtem Automatisierungsgrad stehen unterschiedliche Lösungswege zur Verfügung.

Use case

Ausgangssituation

Krankheit, Urlaubsabwesenheiten oder sonstige Ausfälle von Reinigungskräften führen im Alltag häufig zu zusätzlichem Koordinationsaufwand.

Typische Herausforderungen:

• Wer übernimmt die betroffene Reinigungstour?

• Welche Aufgaben müssen priorisiert werden?

• Wie wird die Mehrarbeit fair verteilt?

• Wie bleiben Reinigungskräfte informiert?

• Wie kann kurzfristig reagiert werden?

Mit soobr lassen sich diese Situationen strukturiert, effizient und transparent abbilden.

Ziel

Soobr unterstützt operative Führungskräfte und Teams dabei, Ausfälle schnell zu organisieren und die geplante Reinigung bestmöglich aufrechtzuerhalten.

Möglichkeiten im Alltag

Je nach Organisation eignen sich unterschiedliche Wege, um Ausfälle aufzufangen.

Fall 1: Stellvertretungsfunktion

Die Stellvertretungsfunktion eignet sich, wenn Ausfälle klar organisiert und automatisch neu geplant werden sollen.

Dabei übernehmen vordefinierte Touren die Aufgaben einer ausfallenden Tour. Bei Aufteilung auf mehr als zwei Touren, empfehlen wir die Funktion der Tourgruppen.

Typische Anwendungen:

• geplante Ferienabwesenheit

• gemeldete Krankheit vor Arbeitsbeginn

• kurzfristiger Ausfall während des Tages

Die Aktivierung kann je nach Situation im Cockpit oder direkt in der App erfolgen: Die Aktivierung in der App kann nur für den laufenden Tag eingesetzt werden. Wenn Ausfälle im Voraus bekannt sind oder regelmässig auftreten, wird dies im Cockpit aktiviert.

Beispiel:
Eine Reinigungskraft meldet sich morgens krank. Die Teamleitung aktiviert die hinterlegte Stellvertretung. Die betroffenen Touren erhalten automatisch angepasste Aufgaben.

Vorteile

• schneller organisatorischer Aufwand

• automatische Neuplanung

• Prioritäten werden berücksichtigt

• faire Lastverteilung möglich

• geeignet für geplante und ungeplante Ausfälle

Nachteile

• Algorithmus entscheiden wo die Flächen hin verteilt werden

• Abhängig von Priorität und eingeplanter Zeit, können Flächen aus der Reinigung entfallen

• Flexibilität wird vermindert

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie im Artikel Stellvertretung Übersicht & Konfiguration anlegen.

Fall 2: Tourgruppe

Die Tourgruppe eignet sich, wenn Teams flexibel zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen sollen.

Bis zu 5 Touren können in einer Gruppe zusammengefasst werden. Reinigungskräfte können dadurch Aufgaben anderer Touren sehen, übernehmen und abschliessen.

Dies eignet sich besonders in dynamischen Umgebungen, in denen laufend Absprachen stattfinden.

Typische Anwendungen:

• kurzfristige personelle Engpässe

• eingespielte Teams mit hoher Eigenverantwortung

• komplexe Tagestouren

• gegenseitige Unterstützung im laufenden Betrieb

Beispiel:
Zwei Reinigungskräfte arbeiten auf dem gleichen Stockwerk. Eine Person fällt aus. Die zweite Reinigungskraft sieht über die Tourgruppe die offenen Flächen der anderen Tour und übernimmt diese direkt.

Vorteile

• sehr flexibel

• schnelle Unterstützung im laufenden Betrieb

• weniger Führungsaufwand

• hohe Transparenz im Team

• ideal bei selbst organisierten Teams

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie im Artikel Tourgruppen.

Welche Lösung eignet sich wann?

Stellvertretung

Empfohlen bei:

• klaren Vertretungsregeln

• strukturierten Abläufen

• Ferienplanungen

• zentral gesteuerten Ausfällen

Tourgruppe

Empfohlen bei:

• hoher Flexibilität im Alltag

• Teams mit Eigenverantwortung

• spontaner gegenseitiger Unterstützung

• Bereichen mit vielen Abstimmungen

Praktische Umsetzung im System

Benötigte Funktionen

Je nach gewählter Lösung werden folgende Funktionen benötigt:

• Stellvertretungsfunktion

• Tourgruppen

• Kalender

• Cockpitnutzer verwalten

• App Funktionen

Umsetzung Stellvertretung

Für die Stellvertretungsfunktion werden im Voraus passende Vertretungsszenarien im Cockpit hinterlegt.

Dabei wird definiert:

• welche Tour vertreten wird

• welche Tour(en) übernehmen

• ob zusätzliche Zeit berücksichtigt werden soll

Die Aktivierung erfolgt anschliessend:

• geplant über den Kalender

• kurzfristig direkt über die App

Detaillierte Anleitung: Stellvertretung Übersicht & Konfiguration anlegen.

Umsetzung Tourgruppe

Tourgruppen werden im Cockpit unter App Funktionen eingerichtet.

Dabei wird definiert:

• welche Touren zusammenarbeiten

• welche Aufgaben gegenseitig sichtbar sind

• ob Aufgaben übernommen werden dürfen

Nach der Zuweisung an die Mitarbeitenden stehen die Gruppen direkt in der App zur Verfügung.

Detaillierte Anleitung: Tourgruppen.

Best Practice Empfehlung

Viele Kunden kombinieren beide Varianten:

Stellvertretung für:

• Ferien

• Krankheit

• klare Vertretungsregeln

Tourgruppe für:

• Tagesgeschäft

• spontane Hilfe

• flexible Teams

Dadurch entsteht eine stabile Grundstruktur mit zusätzlicher Flexibilität im Alltag.

Fazit

Mit soobr lassen sich Personalausfälle strukturiert und effizient organisieren. Je nach Bedarf können Ausfälle automatisch über Stellvertretungen oder flexibel über Tourgruppen aufgefangen werden.

So reduzieren Sie den Koordinationsaufwand, sichern die Reinigungsqualität und reagieren schneller auf Veränderungen im Alltag.