Bettenaufbereitung

Dieser Use Case zeigt, wie eine Bettenaufbereitung im Alltag eines Krankenhauses (oder Pflegeheims) digital gesteuert werden kann. Von der Auslösung bis zur Ausführung und optionalen Folgeprozessen.

Ausgangssituation

Die Patientenbetten müssen nach Gebrauch (nicht planbar) und in regelmäßigen Abständen (planbar) aufbereitet werden. Dabei beeinflussen der Verschmutzungsgrad und die Zeit seit der letzten Reinigung die Art der durchzuführenden Bettenaufbereitung.

Der Aufbau des Bettenaufbereitungsprozess in Soobr hängt von den folgenden zentralen Fragen ab:

• Was ist das Ziel?

  • Ziel 1: Eine reine Zählung (Anzahl aufbereiteter Betten): Dokumentation der Anzahl der durchgeführten Bettenaufbereitungen (z.B. am 05.05.2026 wurden von Tour 1 10 Betten aufbereitet)

  • Ziel 2: Eine detaillierte Nachweisdokumentation der Reinigung pro Bett (z.B. Das Bett P10255 wurde am 08.04.2026 von Tour 1 gereinigt)

• Wie ist die Aufbereitung organisiert?

  • zentrale Aufbereitung (Bett wird in eine zentrale Bettenstation gebracht und dort aufbereitet)

  • dezentrale Aufbereitung (Bett wird vor Ort aufbereitet)

  • Mischung aus beidem

• Wie viele bzw. welche Berufsgruppen sind im Prozess involviert?

  • z.B. Pflege, Raumservice, Bettenreinigung, Zimmerreinigung, Bettenmanagement, Transport

Ziel 1: Dokumentation der Anzahl durchgeführter Bettenaufbereitungen

Beschränkt sich der Bedarf darauf die Anzahl durchgeführter Bettenaufbereitungen zu zählen dann gibt es folgende 3 Lösungen:

Lösung 1 - Selbstreinigung:

Der Reinigungsmitarbeitende quittiert über eine Selbstreinigungsleistung, dass eine Bettaufbereitung stattgefunden hat.

Der Aufbau: Eine Leistung “Bett aufbereitet” in der Kategorie “Mehrleistungen” mit dem Typ “Reinigung ohne Zeitplanung” anlegen.

• dezentrale Aufbereitung: Die Leistung auf den Flächentypen der Zimmer aktivieren.

• zentrale Aufbereitung: Für die Bettenreinigung einen eigenen Flächentypen erstellen und die Leistung aktivieren. Dieser Flächentyp ist dann einem Element oder einer Fläche (z.B. Bettenzentrale) zugewiesen auf welchem die durchgeführten Reinigungen dokumentiert werden.

Die Auswertung: Wählen Sie hierzu:

• Analytics

• Flächenaufwände

• Zeitraumfilter

• Kategorie oder Leistungsart Filter

• Dort die Kategorie oder Leistungsart wählen

• Download-Symbol der Tabelle “Durchführungen pro Tag / Aufwände pro Tag”

Lösung 2 - Auftragsmanagement:

Diese Lösung ist nur bei der dezentralen Aufbereitung sinnvoll. Die Bettenaufbereitung wird über das Auftragsmanagement (über App, Cockpit, QR-Code, Schnittstellensystem z.B. Trifact) in Auftrag gegeben (z.B. im Rahmen der Austrittsreinigung/Patientenentlassung). Der Reinigungsmitarbeitende schließt den erhaltenen Auftrag ab und bestätigt die Reinigung.

Der Aufbau: Eine Leistung “Bett reinigen/aufbereiten” mit dem Typ “On Demand” anlegen.

• Zimmer und Bett werden durch den gleichen Dienst gereinigt: Die Leistung wird in der Kategorie “Austrittsreinigung” erfasst. → Bettenreinigung und Zimmerreinigung werden dem gleichen Dienst zugewiesen.

• Zimmer und Bett werden durch unterschiedliche Dienste gereinigt: Für die Bettenreinigung wird eine eigene Kategorie erstellt. → Kategorie Bettenreinigung und Kategorie Austrittsreinigung können den jeweiligen Diensten zugewiesen werden. Finden die beiden Aufträge nacheinander statt, kann dies mithilfe von Folgeaufträgen abgebildet werden.

Die Leistung wird auf den nötigen Flächentypen (Zimmer) aktiviert.

Die Auswertung: Wählen Sie hierzu:

• Auftragsmanagement

• Kategorien oder Leistungsart Filter

• Wählen Sie die Kategorie und/oder Leistungsart

• “Herunterladen”

Lösung 3 - Feedback:

Diese Lösung ist nur bei der dezentralen Aufbereitung sinnvoll. Auf dem Flächentyp der Zimmer gibt es eine entsprechende Feedback-Leistung in der die Rückmeldung gegeben werden kann, dass ein oder mehrere Betten gereinigt wurden.

Der Aufbau: Eine Leistung “Feedback Betten” wird auf den Flächentypen der Zimmer in der jeweils höchsten Frequenz aktiviert. Die Leistungsart (Typ: Reinigung) wird so eingerichtet, dass auf Ihr ein Feedback gegeben werden kann (z.B. Nummerisch → 1 - 4). Der Reinigungsmitarbeitende kann während der normalen Reinigung jederzeit das Feedback geben, wie viele Betten er in diesem Zimmer gereinigt hat.

Die Auswertung: Wählen Sie hierzu:

• Analytics

• Flächen Aufwände

• Zeitraum Filter

• Kategorie oder Leistungsart Filter

• Dort die Kategorie oder Leistungsart wählen

• Download-Symbol der Tabelle “Feedback”

Ziel 2: Detaillierte Nachweisdokumentation der Reinigung pro Bett

Um die Dokumentation auf dem Bett sicherzustellen wird jedes Bett als eigenes “Element” in Soobr erfasst. Das Leistungsverzeichnis wird mit einem zusätzlichen Flächentyp “Bett” ergänzt.

Jedes Bett wird mit einem QR-Code / NFC-Code ausgestattet. Der Reinigungsmitarbeitende muss das Bett Scannen und die Reinigung auf dem entsprechenden Bett-Element dokumentieren.

Fall 1: Bettenaufbereitung (ungeplant / nach Bedarf)

Lösung 1 - Selbstreinigung:

Der zuständige Reinigungsmitarbeitende (dezentral / zentral) scannt das Bett und quittiert über eine Selbstreinigungsleistung, dass bei diesem Bett eine Bettreinigung / Bettaufbereitung stattgefunden hat.

Der Aufbau: Eine Leistung “Aufbereitung Bett” in der Kategorie “Mehrleistungen” mit dem Typ “Reinigung ohne Zeitplanung” anlegen und diese auf dem Flächentyp “Bett” aktivieren.

Die Auswertung: Wählen Sie hierzu:

• Analytics

• Flächenaufwände

• Zeitraumfilter

• Kategorie oder Leistungsart Filter

• Dort die Kategorie oder Leistungsart wählen

• Download-Symbol der Tabelle “Durchführungen pro Tag / Aufwände pro Tag”

Lösung 2 - Auftragsmanagement

Die Information, dass ein Bett aufbereitet werden muss wird als Auftrag über das Auftragsmanagement (über App, Cockpit, QR-Code, Schnittstellensystem z.B. Trifact) an den zuständigen Dienst weitergegeben. Der Reinigungsmitarbeitende erhält so die Information in welchem Zimmer ein Bett aufbereitet werden muss und bestätigt die Reinigung via Selbstreinigung (Lösung 1).

Der Aufbau: Eine Leistung “Bett aufbereiten” mit dem Typ “On Demand” anlegen.

• Dezentrale Aufbereitung - Pflege / Raumservice löst einen Auftrag für die Bettenaufbereitung aus: Die Leistung "Bett aufbereiten" muss auf den Flächentypen der Zimmer aktiviert werden. Der Auftrag muss auf das Zimmer erfolgen in dem das Bett gereinigt werden soll. Die Aufbereitung des Bettes wird wie bei Lösung 1 über die Selbstreinigung abgeschlossen. Zusätzlich wird der erhaltene Auftrag auf dem zimmer abgeschlossen. 

• Zentrale Aufbereitung - Auftrag durch Pflege / Raumservice / Reinigung an Reinigung in Bettenzentrale: Die Leistung "Bett aufbereiten" muss auf dem Flächentypen "Bett" aktiviert werden. Der Auftrag wird auf das Bett-Element erfasst. Das Bett wird hier durch die auslösende Person in die Bettenzentrale gebracht. Der Auftrag wird dann durch den Reinigungsmitarbeitenden in der Bettenzentrale abgeschlossen und die Reinigung ist auf dem Bett dokumentiert.

Die Auswertung: Wählen Sie hierzu:

• Auftragsmanagement

• Kategorien oder Leistungsart Filter

• Wählen Sie die Kategorie und/oder Leistungsart

• “Herunterladen”

Fall 2: geplante gründliche Reinigung

Bei diesem Aufbau ist es möglich eine allfällige gründliche Reinigung der Betten, die in einer bestimmten Frequenz (z.B. 4x pro Jahr) stattfinden soll als geplante Leistung (Typ “Reinigung”) zu hinterlegen.

Ist die Reinigung fällig und geplant wird diese beim Scannen des Bettes angezeigt.

Der Aufbau: In der Kategorie “Bettenreinigung” wird die Leistung “gründliche Bettenreinigung” vom Typ “Reinigung” angelegt und im Flächentyp “Bettenreinigung” in der gewünschten Frequenz aktiviert.

Dezentrale Aufbereitung:

Der Mitarbeitende der Bettenreinigung oder Zimmerreinigung scannt das Bett und

• eine geplante Reinigung ist fällig und wird angezeigt → Geplante Reinigung wird erledigt.

• es ist keine geplante Reinigung fällig → Selbstreinigung “Bettaufbereitung” wird abgeschlossen (Siehe Lösung 1)

Zentrale Aufbereitung:

Der Mitarbeitende der Bettenzentrale scannt das Bett und

• eine geplante Reinigung ist fällig und wird angezeigt → Geplante Reinigung wird erledigt.

• es ist keine geplante Reinigung fällig → Selbstreinigung “Bettaufbereitung” wird abgeschlossen (Siehe Lösung 1)

dezentral / zentrale Aufbereitung je nach Reinigung:

Der Mitarbeitende der Bettenreinigung oder Zimmerreinigung scannt das Bett und

• eine geplante Reinigung ist fällig und wird angezeigt → Das Bett wird in die Bettenzentrale gebracht und durch den dortigen Reinigungsmitarbeitenden abgeschlossen.

• es ist keine geplante Reinigung fällig → Selbstreinigung “Bettaufbereitung” wird abgeschlossen (Siehe Lösung 1)

Zusammenhängende Prozesse

Die Bettenreinigung ist meist nur ein kleiner Teil im grösseren Prozess Betten- und Patientenmanagement (Belegungsplanung, Eintritt, Aufenthalt, Austritt, Bettenaufbereitung, neue Belegung).

Deshalb ist es sinnvoll die Bettenaufbereitung im Umfangreichen Prozess zu betrachten und die unterschiedlichen Berufsgruppen zu involvieren. Dadurch kann nicht nur eine Verbesserung für die Reinigungsmitarbeitenden sondern auch für die restlichen Berufsgruppen und auch die Patienten geschaffen werden.

Deshalb hier ein Kundenbeispiel in dem mehrere Berufsgruppen in den Prozess involviert sind und ein einsprechender Workflow aufgebaut wurde.

1. Patientenaustritt im Zimmer 210, Bettenplatz am Fenster findet statt, der Patient ist gegangen → Pflege meldet über das Auftragsmanagement / QR-Code Zimmer den Austritt dem Roomservice (Übermittelte Infos: Austritt Zimmer 210, Bettenplatz Fenster)

2. Roomservice erhält den Auftrag über die Soobr App. Seine Aufgaben: Zimmer räumen, Bett abziehen. Sobald der Auftrag abgeschlossen wird, geht ein Folgeauftrag an das Bettenreinigungsteam raus (Infos: Austritt Zimmer 210, Bettenplatz Fenster)

3. Bettenreinigungsteam erhält den Auftrag über die Soobr App. Seine Aufgabe: Bettreinigung. Der Mittarbeitende scannt nun im Zimmer 210 das Bett auf dem Fensterplatz und Dokumentiert über die Selbstreinigung die Aufbereitung des Bettes. Anschliessend schliesst er den erhaltenen Auftrag auf dem Zimmer 210 (Ziel 2; Lösung 2). Dadurch wird ein Folgeauftrag für den Zimmerreinigungsdienst ausgelöst (Infos: Austritt Zimmer 210, Bettenplatz Fenster).

4. Zimmerreinigungsdienst macht nun die Austrittsreinigung beim Bettenplatz am Fenster und schliesst Ihren Auftrag ab. Der Abschluss löst wiederum einen Folgeauftrag für den Roomservice zur Einrichtung des Zimmers aus (Infos: Herrichten Zimmer 210, Bettenplatz Fenster)

5. Roomservice richtet das Zimmer für den nächsten Patienten her.

6. Ist dieser Abgeschlossen wird das Bettenmanagement per Mail Benachrichtigt, dass der Bettenplatz am Fenster im Zimmer 210 wieder für die nächste Belegung bereit ist.

Hinweis: 

In diesem Beispiel sind viele verschiedene Berufsgruppen involviert. Natürlich kann hier auch der eine oder andere Schritt zusammengefasst werden. z.B. 1. & 2. Beides wird entweder durch den Roomservice oder die Pflege gemacht. 3. & 4. es wird nicht zwischen einem Bettreinigungsdienst und Zimmerreinigungsdienst unterschieden. 5. & 6. Diese Benachrichtigungen / Aufträge werden gleichzeitig versendet.