Stellvertretung Übersicht & Konfiguration anlegen

Die Stellvertretungsfunktion ist das Instrument für operative Führungskräfte. Geplante oder ungeplante Ausfälle von Reinigungskräften können mit wenig organisatorischem Aufwand umgesetzt werden.

Mit dem Stellvertretungsfeature können Stellvertretungen mit einfachen Konfigurationsmöglichkeiten im Cockpit erstellt werden. Für jede Tour können beliebig Stellvertretungskonfigurationen im System hinterlegt werden. 

Die Stellvertretung unterscheidet sich in zwei Typen

Geplante Vertretung (vor Betrieb)

Geplante Vertretungen werden im Kalender oder in der App vor dem Arbeitsbeginn erfasst. Für den laufenden Betrieb entstehen durch eine geplante Stellvertretung keine Auswirkungen. Die Flächenumverteilung wird im System vor dem Arbeitsbeginn umgesetzt. Sobald die Tour über die App gestartet wird, sind die zusätzlichen Flächen ersichtlich.

Ungeplante Vertretung (laufender Betrieb)

Von ungeplanten Vertretungen sprechen wir, wenn die Mitarbeiter bereits im Gebäude in ihrer Tour unterwegs sind. Wird im laufenden Betrieb eine Stellvertretung aktiviert, werden die betroffenen Touren mittels einer Anfrage über die App informiert. Diesen Touren wird direkt nach der Bestätigung der Stellvertretung neue Flächen eingeplant. Die bereits gereinigten Flächen bleiben in der App sichtbar. Die Stellvertretung wird erst aktiviert, wenn die Ablösende Tour diese akzeptiert.

Die ungeplante Vertretung kann in zwei Varianten angewendet werden:

• Default Modus: Die Stellvertretung kann erst eingeplant werden, wenn die von der Stellvertretung betroffenen Reinigungskräfte die Tour beendet haben. Damit kann sichergestellt werden, dass die Führungskraft die Reinigungskräfte vorgängig informieren muss und sie aktiv die Tour beenden müssen. Nach erfolgreicher Umplanung kann die Tour wieder gestartet werden.
• Dynamischer Modus: Die Stellvertretung kann eingeplant werden, ohne dass die Tour beendet wird. Die Reinigungskraft erhält eine Benachrichtigung darüber, dass die Tour angepasst wurde, und wird nach jedem Flächenabschluss aufgefordert, die neue Tour zu laden. Damit diese Funktion aktiv wird, muss in der Tourenverwaltung der Nachladentyp Auf Nachfrage gestellt werden.

Neue Stellvertretungs-Konfiguration anlegen

Um eine neue Stellvertretung-Konfiguration anzulegen, klickt man in der Stellvertretung Konfiguration auf Neue Stellvertretung anlegen.

Im sich öffnenden Fenster wählt man oben die Tour aus, die vertreten werden soll. Zudem gibt man eine Beschreibung an und wählt aus, ob die Tour in der App sichtbar sein soll. 

Typen der Stellvertretung

Typ	Beschreibung
Standard	Eine normale Stellvertretung. N-Touren vertreten die nicht anwesende Tour.
Standard mit Zeitanpassung	Die Tour ist nicht abwesend, es kann aber die Arbeitszeit angepasst werden. Zum Beispiel -30 Minuten.
Nur Zeitanpassung	Die Tour ist nicht abwesend und es können auch keine Stellvertretungen angegeben werden. Es wird nur die Arbeitszeit angepasst. Beispiel: Eine Tour muss an einem Tag Mehrarbeit leisten, weil die Reinigungskraft am Folgetag Urlaub hat.

Template Typ

Typ	Beschreibung
Template	Beim Aktivieren der Stellvertretung kann man wählen, welche Tour die Stellvertretung übernehmen soll. Im Beispiel hier entweder Tour 2 oder Tour 3.

Zusätzliche Zeit

Grundsätzlich ist zu entscheiden, ob der unten eingetragenen Stellvertretenden Tour mehr Zeit für eine Ablösung zur Verfügung gestellt, oder eine Stellvertretung in der bestehenden Arbeitszeit inkludiert wird.

Geplante Stellvertretung ohne zusätzliche Zeit

Wird keine zusätzliche Zeit für eine Stellvertretung zur Verfügung gestellt, wird die Stellvertretung in der hinterlegten Arbeitszeit erledigt. Zuerst werden Flächen mit höheren Gewichtungen in die Stellvertretungstour eingeplant. Damit wird sichergestellt, dass Sanitäranlagen, Aufenthaltsräume oder andere sensiblen Flächen gereinigt werden. Die verbleibende Arbeitszeit wird mit Flächen von beiden Touren gefüllt. Entscheidend ist auch hier die Priorität des einzelnen Raumes. Werden keine Ressourcen für Stellvertretungen zur Verfügung gestellt, wird der Arbeitsvorrat höher. 

Geplante Stellvertretung mit zusätzlicher Zeit

Wird einer Tour zusätzlich Zeit zur Verfügung gestellt, erhöht sich die Maximaldauer um den besagten Wert. Dementsprechend ist auch der Arbeitsvorrat weniger stark angestiegen.

Ungeplante Stellvertretung ohne zusätzlich Zeit

Die bereits aufgewendeten Minuten werden von der Maximalzeit abgezogen. In der noch verbleibenden Arbeitszeit werden neue Flächen eingeplant.

Ungeplante Stellvertretung mit zusätzlicher Zeit

Der Maximaldauer wird die zusätzliche Zeit angerechnet. Die bereits geleisteten Minuten werden abgezogen. In der verbleibenden Arbeitszeit werden neue Flächen eingeplant.

 

Mit einem Klick auf Speichern ist die Stellvertretungs-Konfiguration angelegt.

In folgenden Fällen ist eine Stellvertretung nicht möglich:

• Die Tour, die vertreten werden soll, darf nicht bereits Stellvertretung einer anderen Tour sein.
• Template Typ »Template«: Wählt man hier im Kalender eine Tour als Stellvertretung aus, die ebenfalls abwesend ist, ist eine Stellvertretung nicht möglich.

Gelangen Sie hier zu weiteren Artikeln zur Stellvertretung:

Aktivierung der Stellvertretung

Stellvertretung bei laufender Tour annehmen (Tablet)