Workflow Manager

Mit dem Workflow Manager können verschiedene Tätigkeiten und deren Abhängigkeiten dargestellt werden. So ist es möglich, mit direkt ausgelösten Folgeaufträgen die internen Prozesse zu optimieren oder eine geplante Reinigung zu verschieben oder zu ersetzen. 

Folgeaufträge

Diese Folgeaufträge sind sinnvoll, wenn Sie beispielsweise zwei Mitarbeiter haben, deren Arbeit von einander abhängig ist. Die zweite Reinigungskraft kann ihre Aufgabe nicht vor der ersten erledigen. Hier ein bildlich dargestelltes Beispiel: 

Damit die zweite Reinigungskraft, in unserem Fall der Tagesdienst, nicht davon abhängig ist, dass die erste Reinigungskraft, z. B. die Grundreinigung, ihr Bescheid gibt, können Folgeaufträge implementiert werden. So können sich beide Touren auf ihre Tätigkeiten fokussieren, welche sie auf dem Tablet angezeigt bekommen.

Möchten Sie die Funktion Folgeaufträge nutzen, melden Sie sich bitte via Ticket beim Customer Support. Er wird die Einstellung gerne für Sie vornehmen.

Um einen Folgeauftrag einer Leistungsart zu erstellen, wird im Dropdown links die Leistungsart eingegeben, die den Folgeauftrag auslösen wird. Im Dropdown rechts wird die Leistungsart hinterlegt, die nach Ausführung der Leistungsart links ausgelöst werden soll.

In unserem Beispiel erfolgt zuerst die Grundreinigung des Bodens und erst danach das Stühle ausrichten und Tische reinigen. 

Wichtig: Die Funktion funktioniert nur mit Leistungsarten der Typen On Demand und Reinigung ohne Zeitplanung.

Sobald der Customer Support die Einstellung vorgenommen hat, kann die Funktion wie folgt genutzt werden:

Wechseln Sie zum Auftragsmanagement und erstellen Sie einen Auftrag. Als Leistungsart wird die erste Leistungsart, welche im Prozess erfolgen soll, angegeben. Klicken Sie auf Speichern, um den Auftrag zu erstellen. 

Das System erstellt automatisch den ersten wie auch den zweiten Auftrag. Der erste Auftrag wird mit dem Status Eingereicht angelegt der zweite Auftrag mit dem Status Warten, da dieser auf das Abschliessen des ersten Auftrags wartet.

Die erste Reinigungskraft (hier Grundreinigung) sieht auf dem Tablet den Auftrag. Die zweite Reinigungskraft (hier Tagesreinigung) sieht ihren Auftrag erst, wenn der Auftrag der ersten Reinigungskraft abgeschlossen wurde. Sobald dies der Fall ist, wechselt im Cockpit der Status des ersten Auftrags auf Erledigt und der zweite erhält den Status Eingereicht.

So entsteht ein reibungsloser Prozess ohne zusätzlichen Kommunikationsaufwand. 

Verschieben von geplanten Aufgaben

Gewisse Reinigungen können durch andere Reinigungen hinfällig werden. So zum Beispiel in einem Krankenhaus bei einem Austritt eines Patienten. In diesem Fall wird oft die Unterhaltsreinigung hinfällig, da sie durch die Austrittsreinigung ersetzt wird. In solchen Fällen kann die Funktion Workflow Manager angewendet werden.

Auch diese Funktion dient dazu, Abläufe zu vereinfachen. So kann sich jede Reinigungskraft nur auf das konzentrieren, was ihr auf dem Tablet angezeigt wird. Zudem entsteht für sie so kein erhöhter Kommunikationsaufwand.

In unserem Beispiel hat die Tour der Unterhaltungsreinigung von ihrem Schichtbeginn an die Unterhaltsreinigung sämtlicher Flächen auf ihrem Tablet, auch jene, bei welcher ein Austritt ansteht. So könnte es ohne Kommunikation der Reinigungskräfte passieren, dass das Zimmer doppelt gereinigt wird. Wenn beide Aufgaben, die Unterhaltsreinigung und die Auftragsreinigung, in der gleichen Tour geplant werden, würde zwar das Zimmer nur einmal gereinigt werden, jedoch wäre die Dokumentation falsch, da die Reinigungskraft beide Aufgaben abhaken müsste. Um dies zu umgehen, können Sie die Funktion Workflow Manager nutzen. 

Um diese Funktion nutzen zu können, wenden Sie sich bitte an den Customer Support und beantworten in Ihrer Anfrage folgende zwei Fragen:

1. Welche Kategorie oder welche Leistungsart, die als Auftrag oder Selbstreinigung eingestellt wird, soll die geplante Reinigung ersetzen?
Aktuell wird die komplette Reinigung verschoben, also alle Leistungsarten, welche regulär an diesem Tag geplant würden. Die Aufgabe verschiebt sich auf das nächste Fälligkeitsdatum. Bei einer täglichen Fälligkeit der Leistung verschiebt sie sich auf den nächsten Tag, bei einer wöchentlichen auf die nächste Woche.

2. Soll die geplante Reinigung nach einer Stornierung wieder eingeplant werden?
Das bedeutet, dass wenn Sie einen Auftrag versehentlich angelegt haben und diesen stornieren, wieder die ursprüngliche Reinigung eingeplant wird. So würde die verschobene Reinigung wieder eingeplant.

Bei einer Verschiebung wird der Reinigungskraft auf dem Tablet ein Popup Fenster angezeigt, in welchem Sie aufgefordert wird, das Reinigungsprogramm neu zu laden. Die Kommunikation findet lückenlos statt. 

Im Webinar 02.04.2025 wird Ihnen der Workflow Manager inklusive Cockpit und App- Ansichten vorgestellt.