Mit dem Dokumentenmanager können Sie Dokumente hochladen, welche den Reinigungskräften später auf dem Tablet angezeigt werden. So können Sie sicherstellen, dass die Reinigungskraft wichtige Informationen, wie z. B. Sicherheitshinweise, Hygienemaßnahmen oder Reinigungshandbücher, erhält.

Kunden mit den Rolle Projektleiter erweitert und Projektleiter können das Feature in den Einstellungen aktivieren.

Dokument hinzufügen

Um ein Dokument hinzuzufügen, navigieren Sie zum Menüpunkt App Funktionen auf den Reiter Dokumentenmanager.

Um ein Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf + Dokument hinzufügen.

Hier müssen folgende Informationen eingetragen werden:

Feld	Beschreibung
Titel	Dieser Titel wird der Reinigungskraft auf dem Tablet angezeigt.
Freigabetyp	Wählen Sie eine der zwei Möglichkeiten aus: Wirtschaftseinheit: Die Inhalte können nur auf dieser Wirtschaftseinheit gesehen werden. Dienstleister: Wird diese Einstellung ausgewählt, steht das Dokument auf allen Wirtschaftseinheiten zur Verfügung, auf denen der Dienstleister hinterlegt ist.
Ansichtstyp	Wählen Sie eine der drei Möglichkeiten aus: Auf Anfrage: Die Reinigungskraft kann das Dokument nur auf Anfrage abrufen. Verpflichtend: Das Dokument wird der Reinigungskraft immer angezeigt. Einmalig verpflichtend: Das Dokument wird der Reinigungskraft einmalig verpflichtend angezeigt.
Zuweisbar	Das Dokument kann Flächen, Flächentypen, Kategorien, Leistungsarten, Reinigungstouren oder Nutzern zugewiesen werden. Sie können hier auch mehrere auswählen.
Beschreibung	Hier können Sie dem Dokument eine Beschreibung geben.

Um die Datei hochzuladen, klicken Sie auf Datei auswählen.

Ihr Explorer öffnet sich. Wählen Sie die gewünschte Datei aus. Sie können sowohl Fotos als auch Videos hochladen. Folgende Dateitypen können hochgeladen werden: pdf, mp4, jpg, png.

Klicken Sie anschließend auf Öffnen.

Zuletzt können Sie noch die Sprache der Datei per Dropdown auswählen.

Mehrere Dateien hochladen

Um weitere Dateien auszuwählen, klicken Sie auf das graue Plus am Zeilenende.

So kann die Datei in unterschiedlichen Sprachen im selben Dokument angelegt werden - hier ist wichtig, dass zu jeder Datei die korrekte Sprache vor dem Abspeichern angegeben wird.

Dies bringt den Vorteil, dass Sie ihren fremdsprachigen Mitarbeitenden die Dateien in ihrer Muttersprache zur Verfügung stellen können.

Stellen Sie bei einer Datei bei der Sprache Französisch ein und bei einer Reinigungskraft ist Französisch als Sprache hinterlegt, werden dieser Reinigungskraft die französischen Dateien angezeigt.

Ist eine Datei nicht in der hinterlegten Sprache, die beim Reinigungspersonal hinterlegt ist, abgelegt, wird dieser Reinigungskraft das Dokument in der Standard Sprache der Wirtschaftseinheit angezeigt.

Durch Speichern wird das Dokument im Cockpit angelegt.

Dateien löschen

Um eine Datei wieder zu löschen, klicken Sie auf den grauen Mülleimer am Zeilenende.

Dateien sortieren

Über den Button Sortieren, können Sie die Dokumente sortieren.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem alle hinterlegten Dokumente angezeigt werden. Über Drag and Drop können Sie nun die Reihenfolge der Dokumente nach ihren Wünschen sortieren. mit dem Button Speichern werden die gemachten Änderungen übernommen.

Dokument zuweisen

Je nach dem, was Sie unter Zuweisbar zu beim Erstellen des Dokument ausgewählt haben, können Sie das Dokument Flächen, Flächentypen, Kategorien, Leistungsarten, Reinigungstouren oder Nutzern zuweisen.

In unserem Beispiel weisen wir das Dokument einer Leistungsart zu. Hierfür wählen Sie im Menüpunkt Reinigungsprozess unter dem Reiter Leistungsarten die gewünschte Leistungsart aus.

Um das Dokument zuzuweisen, klicken Sie auf die Büroklammer oben links.

Nun werden Ihnen die verfügbaren Dokumente angezeigt. Wählen Sie das Dokument durch einen Klick auf das Kästchen aus und klicken Sie dann auf Speichern.

Abschließend speichern Sie die Änderung der Leistungsart ebenfalls durch einen Klick auf Speichern.

Das Dokument wurde nun zugewiesen.

Dokumente löschen

Wird ein angelegtes Dokument nicht mehr benötigt, kann dieses über das drei-Punkte Menü rechts gelöscht werden.