Dokumentenmanager

Mit dem Dokumentenmanager können Sie Dokumente hochladen, welche den Reinigungskräften später auf dem Tablet angezeigt werden. So können Sie sicherstellen, dass die Reinigungskraft wichtige Informationen, wie z. B. Sicherheitshinweise, Hygienemaßnahmen oder Reinigungshandbücher, erhält.

Dokument hinzufügen

Um ein Dokument hinzuzufügen, navigieren Sie zum Menüpunkt App Funktionen auf den Reiter Dokumentenmanager. Hier werden Ihnen in einer Tabelle alle angelegten Dokumente angezeigt.

Um ein Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf + Dokument hinzufügen.

Hier müssen folgende Informationen eingetragen werden:

Feld	Beschreibung
Titel	Dieser Titel wird der Reinigungskraft auf dem Tablet angezeigt.
Freigabetyp	Wählen Sie eine der zwei Möglichkeiten aus: Wirtschaftseinheit: Die Inhalte können nur auf dieser Wirtschaftseinheit gesehen werden. Dienstleister: Wenn dem Dienstleister mehrere Wirtschaftseinheiten zugeordnet sind, dann können Sie mit dieser Einstellung das Dokument auf mehreren Wirtschaftseinheiten hochladen.
Ansichtstyp	Wählen Sie eine der drei Möglichkeiten aus: Auf Anfrage: Die Reinigungskraft kann das Dokument nur auf Anfrage abrufen. Verpflichtend: Das Dokument wird der Reinigungskraft immer angezeigt. Einmalig verpflichtend: Das Dokument wird der Reinigungskraft einmalig verpflichtend angezeigt.
Zuweisbar	Das Dokument kann Gebäuden, Flächen, Flächentypen, Kategorien, Leistungsarten, Reinigungstouren, Wirtschaftseinheiten, Stockwerken oder Nutzern zugewiesen werden. Sie können hier auch mehrere auswählen.
Beschreibung	Hier können Sie dem Dokument eine Beschreibung geben.

Um das Dokument hochzuladen, klicken Sie auf Datei auswählen.

Ihr Explorer öffnet sich. Wählen Sie die gewünschte Datei aus. Sie können sowohl Fotos als auch Videos hochladen. Es sind folgende Dateitypen möglich: pdf, mp4, jpg, png.

Klicken Sie anschließend auf Öffnen.

Zuletzt können Sie noch die Sprache des Dokuments per Dropdown auswählen. Dies führt dazu, dass wenn z. B. bei Reinigungskraft 1 die Sprache “Französisch” hinterlegt ist, ihr die Dokumente, wenn eine Französische Datei abgespeichert wurde, angezeigt werden.

Mehrere Dateien hochladen

Um weitere Dateien auszuwählen, klicken Sie auf das graue Plus am Zeilenende.

So kann die Datei in unterschiedlichen Sprachen im selben Dokument angelegt werden - hier ist wichtig, dass zu jeder Datei die korrekte Sprache vor dem Abspeichern angegeben wird.

Dateien löschen

Um eine Datei wieder zu löschen, klicken Sie auf den grauen Mülleimer am Zeilenende.

Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Dokument zuweisen

Je nach dem, was Sie unter Zuweisbar zu beim Erstellen des Dokument ausgewählt haben, können Sie das Dokument Gebäuden, Flächen, Flächentypen, Kategorien, Leistungsarten, Reinigungstouren, Wirtschaftseinheiten, Stockwerken oder Nutzern zuweisen.

In unserem Beispiel weisen wir das Dokument einer Leistungsart zu. Hierfür wählen Sie im Menüpunkt Reinigungsprozess unter dem Reiter Leistungsarten die gewünschte Leistungsart aus.

Um das Dokument zuzuweisen, klicken Sie auf die Büroklammer oben links.

Nun werden Ihnen die verfügbaren Dokumente angezeigt. Wählen Sie das Dokument durch einen Klick auf das Kästchen aus und klicken Sie dann auf Speichern.

Abschließend speichern Sie die Änderung der Leistungsart ebenfalls durch einen Klick auf Speichern.

Das Dokument wurde nun zugewiesen.

Ansicht in der App

Dokumente mit dem Ansichtstyp Verpflichtend werden automatisch, z. B. beim Start der Tour oder Auswählen einer Fläche, angezeigt. 

Um das Dokument anzuschauen, klicken Sie auf der rote Augen-Symbol.

Um auch die Dokumente mit dem Ansichtstyp Auf Anfrage zu sehen, klicken Sie auf Alle anzeigen. Diese nicht verpflichtenden Dokumente werden nicht in rot, sondern in blau angezeigt.

Alternativ können die Dokumente auch auf der jeweiligen Fläche per Klick auf die Büroklammer angezeigt werden.

Dokumente können in der App nur angezeigt werden, wenn eine Internetverbindung besteht.